Onboarding kit: ecco cos’è e come realizzarlo

Da diversi anni nel settore delle risorse umane si parla di onboarding strategy e di onboarding kit, termini e pratiche provenienti dalle aziende americane che adesso stanno prendendo piede anche in Italia. In sostanza, in italiano si potrebbe tradurre con “strategia di benvenuto”, corredata da relativo kit, e indica i metodi attraverso i quali le aziende cercano di accogliere i dipendenti neo assunti per farli sentire a loro agio sin dal primo giorno.

Vediamo nel dettaglio di cosa si tratta.


Cos'è l'onboarding strategy

Le aziende hanno probabilmente iniziato a mettere a punto le strategie di onboarding quando si sono rese conto che molti dipendenti lasciavano il posto entro un anno dalla loro assunzione, come dimostrano diverse ricerche di settore. Di fronte a questi dati ci si è resi conto che bisognava curare e seguire di più l’ingresso in azienda di ogni nuovo dipendente.

Nel primo giorno in un nuovo posto di lavoro, infatti, una persona può sentirsi spaesata e in ansia per il timore di non essere all’altezza dei compiti che sarà chiamata a svolgere, per la paura di non trovarsi bene con i colleghi o con il capo e così via. Se il neo assunto non viene seguito durante il primo periodo, può accadere che si trovi male e che si metta ben presto a cercare un altro lavoro. È per questo che i responsabili HR hanno capito che bisogna cercare di far sentire a proprio agio il nuovo arrivato sin dal suo arrivo per favorirne l’inserimento e far sì che si senta subito parte di un team.

Nello specifico, la strategia di onboarding di un’azienda dovrebbe comprendere questi elementi:

• fase di preparazione: i responsabili HR devono prepararsi ad accogliere il nuovo assunto, preparando in anticipo tutta la documentazione per far sì che trovi subito tutto pronto.
• pensare a una strategia diversa per ogni persona: ogni nuovo dipendente ha diritto a una degna accoglienza, che inizia facendogli fare un tour di tutti i locali dell’azienda per far sì che sappia subito orientarsi nel suo nuovo posto di lavoro e che scopra dove si trova ogni ufficio e quale tipo di attività svolge; tuttavia, a seconda della sua esperienza pregressa e del ruolo che andrà a ricoprire, andrà sicuramente accolto in maniera diversa. Bisogna dunque pensare a una nuova strategia in ogni occasione perché, ad esempio, un nuovo manager andrà presentato in modo opportuno ai colleghi del dipartimento che andrà a dirigere, e sicuramente in maniera diversa rispetto a un altro dipendente.
• favorire la socialità: in occasione di ogni nuovo ingresso bisogna cercare di incoraggiare la socialità per far sì che i colleghi possano presentarsi al neo assunto. Per favorire l’interazione tra i dipendenti è utile, ad esempio, organizzare delle occasioni conviviali, come un pranzo, una colazione o un brunch, almeno tra i colleghi dello stesso team del nuovo arrivato.
• pensare anche al futuro: l’onboarding strategy non si ferma al primo giorno. I responsabili delle risorse umane, infatti, devono continuare a monitorare l’inserimento del neoassunto fino a quando non si sarà perfettamente integrato nel team. Ad esempio, dopo un determinato periodo di tempo dovrebbero chiedergli un feedback su come si sta trovando per verificare la presenza di eventuali criticità; allo stesso modo, andrebbe chiesto un feedback anche agli altri colleghi del team, così da risolvere eventuali incomprensioni iniziali ed evitare che generino problemi più grandi.
• realizzare l’onboarding kit: ogni strategia di benvenuto è ormai sempre più spesso accompagnata dal relativo kit, ovvero un vero e proprio equipaggiamento per far sì che il nuovo dipendente si senta subito a casa propria. Vediamo da cosa è composto.

Cos'è l'onboarding strategy

In un nostro precedente articolo vi abbiamo già parlato della brand identity e di quanto sia ormai diventato importante “brandizzare” tutto in un’azienda, compreso il materiale da ufficio, per creare un’identità aziendale ben riconoscibile. In realtà, quest’immagine positiva dell’azienda serve anche ad attrarre nuovi talenti e suscitare in loro l’interesse e il desiderio di lavorare proprio in quell’azienda, e poi anche a trattenerli una volta assunti. In questo caso si parla, invece, di employer branding.

Le welcome strategies di cui abbiamo parlato finora fanno parte di una strategia ancora più ampia, quella appunto rivolta ai potenziali nuovi dipendenti. In quest’ottica, ecco perché il simbolo di ogni strategia di benvenuto diventa l’onboarding kit, composto da vari oggetti e documenti che saranno utili al neo dipendente nel suo nuovo lavoro, ma anche da oggetti che hanno il solo scopo di creare o rafforzare un’identità aziendale e di far sì che anche i dipendenti vi si riconoscano.

Secondo molte aziende che già utilizzano queste tecniche da tempo, far trovare al neo assunto un ufficio ben organizzato e una scrivania ordinata ed equipaggiata con tutto l’occorrente per il proprio lavoro, personalizzato con il marchio dell’azienda, contribuisce a farlo sentire subito a casa, a proprio agio, in un ambiente confortevole del quale viene chiamato a fare parte. Oltre far sentire subito il nuovo dipendente parte della famiglia, l’azienda avrà certamente più possibilità di fornire un’immagine professionale di sé e di fare una buona impressione ai suoi occhi: questi sono tutti elementi che contribuiscono al successo di un’impresa e che convincono i talenti a restare a lungo al suo interno.


Da cosa è composto l'onboarding kit

Ogni azienda di solito personalizza il proprio onboarding kit anche con oggetti non propriamente da ufficio ma che hanno lo scopo di creare una forte identità aziendale, basata su valori altrettanto forti, affinché i neo assunti vi si possano riconoscere sin dall’inizio: alcune, ad esempio, forniscono ai propri dipendenti una maglietta o una tazza o ancora una bottiglia, una pallina antistress, o persino un vaso con una pianta da mettere sulla propria scrivania, tutti oggetti personalizzati con il logo dell’azienda. Nel settore alimentare o della grande distribuzione, invece, spesso il kit è composto da cesti di prodotti dell’azienda stessa.

Oltre a questi elementi che hanno un’utilità più simbolica, ci sono degli oggetti davvero indispensabili in ogni kit di benvenuto che si rispetti e, in generale, in un ufficio, a cominciare, ovviamente dal pc.

Ecco quali sono gli altri:

• cartellina contenente tutti i documenti relativi all’assunzione e anche una presentazione dell’azienda con il relativo regolamento, dove dovrebbero essere messi in risalto i valori aziendali;
• cartelline e block notes personalizzati con il logo dell’azienda;
• buste da lettera, carta intestata e biglietti da visita con il logo dell’azienda e il nome del neo assunto;
• calendario da scrivania o planner sempre recanti il logo dell’azienda;
• penne, matite, calcolatrice, agenda ed eventuali altri oggetti che l’azienda vuole aggiungere per personalizzare al massimo il proprio onboarding kit e renderlo originale.

Come realizzare l'onboarding kit

Per realizzare gli elementi che compongono il kit di benvenuto bisogna rivolgersi a dei professionisti del settore. In particolare, per i prodotti da stampa e per quelli da ufficio, occorre svolgere due operazioni: preparare il file grafico con il logo dell’azienda e poi procedere con la realizzazione dei prodotti. Per la prima fase l’ideale è rivolgersi a un grafico professionista così da riuscire a creare un logo efficace e soprattutto adatto a tutti i prodotti che si intende poi realizzare.

Per la seconda fase, invece, bisogna affidarsi a dei professionisti del settore della stampa, come ad esempio DoctaPrint: per usufruire del nostro servizio rapido e di qualità e ricevere i tuoi prodotti personalizzati in breve tempo, non dovrai fare altro che caricare il tuo file grafico e ordinare le tue stampe!

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